Algemene voorwaarden

Algemene voorwaarden Bureau Fris B.V. KvK 34229526
Gedeponeerd op 27 februari 2018.

Bureau Fris faciliteert marktonderzoek en denkt graag met u mee. Door de jarenlange ervaring en kennis van de markt, is Bureau Fris dé partner om van het onderzoek een succes te maken. U kunt te allen tijde kosteloos advies inwinnen over onze diensten bij één van onze medewerkers.

Alle onderstaande prijzen zijn in euro.

  1. Algemeen (van toepassing op alle diensten die Bureau Fris levert)
  2. Privacy
    Het is niet toegestaan om de bestanden die Bureau Fris levert anders te gebruiken dan de doeleinden t.b.v. het marktonderzoek. M.a.w. het bewaren van gegevens t.b.v. controle of bijvoorbeeld het gebruiken van de opnames voor andere doeleinden, is niet toegestaan. Het is de opdrachtgever toegestaan de bestanden te gebruiken voor intern gebruik t.b.v. het marktonderzoek. Het is de opdrachtgever niet toegestaan de bestanden intern te gebruiken met een ander doeleinde. Als de opdrachtgever (u of uw klant) hier misbruik van maakt zijn wij genoodzaakt juridische stappen te nemen. I.v.m. ISO 20252 dienen klanten van Bureau Fris (en de eindklanten) een NDA (Non-Disclosure Agreement) te tekenen (jaarlijks wordt deze vernieuwd). Zonder NDA kan Bureau Fris geen bestanden delen. De opdrachtgever mag de bestanden maximaal 2 jaar bewaren.
    v.m. de ISO 20252 wordt primaire data tenminste 12 maanden bewaard en staat secundaire data tenminste 24 maanden op de server van Bureau Fris.
  3. Betalingen dienen te worden voldaan binnen 21 dagen na factuurdatum onder vermelding van het factuurnummer, facturatie vindt uitsluitend plaats in euro’s. Betalingen worden alleen geaccepteerd in euro’s via een overboeking per bank. Op al onze facturen worden de dan geldende BTW tarieven in rekening gebracht.
  4. Aansprakelijkheid

Bureau Fris kan niet aansprakelijk worden gesteld bij diefstal, verlies of vernieling van uw

eigendommen. Klanten/bezoekers van Bureau Fris zijn zelf verantwoordelijk voor hun eigendommen.
Indien er sprake is van schade en/of vervolgschade kan Bureau Fris alleen aansprakelijk worden gesteld voor een boete van maximaal het bedrag van het betreffende project.

  1. Bureau Fris communiceert per telefoon en e-mail en doet alleen toezeggingen per e-mail.

Algemene voorwaarden Bureau Fris m.b.t. recruitment respondenten

Wij denken graag met u mee over de recruitment van respondenten. Vooral in het voortraject geven wij graag onze input, zodat wij samen tot een goed resultaat kunnen komen. U kunt te allen tijde geheel kosteloos ons deskundige advies inwinnen m.b.t. recruitment van respondenten.

  1. Recruitment uit onze eigen database.
  2. Offerte
    Voorafgaand aan het project zal Bureau Fris, na het bespreken van de aanvraag, een offerte opstellen en deze per pdf toesturen. De offerte is geldig tot 1 maand na de offertedatum. De offerte wordt opgesteld aan de hand van de besproken criteria. Mocht na het akkoord blijken dat deze criteria afwijken van de criteria die zijn besproken in de offertefase, dan zal de accountmanager een aangepaste offerte toesturen. Het tarief per respondent start bij 65,00 p.p. (Algemeen Nederlands Publiek). Mochten er andere criteria gevraagd worden of het een lastige doelgroep betreffen, kan het tarief per respondent afwijken.
  3. Project aannemen
    Een project wordt door ons aangenomen na het ontvangen van de ondertekende offerte of dit schriftelijk is bevestigd (per e-mail) door één van onze medewerkers. Telefonisch kunnen wij geen toezeggingen doen.
  4. Wij nemen een selectie pas definitief aan nadat wij een definitieve briefing hebben ontvangen. Op basis van “voorlopige” criteria kunnen wij geen toezeggingen doen.
  5. Wervingstijd project
    De wenselijke wervingstijd voor een project met respondenten uit onze eigen database is 2 weken na het ontvangen van de definitieve screener (tenzij dit schriftelijk anders is afgesproken).
  6. Project management fee, opstartkosten, spoedkosten, incentives en tarieven per respondent
    Project management fee
    Deze kosten worden in rekening gebracht als het een project betreft met
    – Een hoge moeilijkheidsgraad
    – Langdurig project (zoals online community van 1 maand)
    – Het managen van een project meer tijd omvat dan regulier
    Opstartkosten
    Bij het verzorgen van respondenten op een externe locatie (dus niet op één van de vestigingen van Bureau Fris) worden opstartkosten berekend vanaf 100,00 per project. Deze kosten worden berekend omdat Bureau Fris extra tijd besteed aan de uitleg van de externe locatie aan haar respondenten.
    Spoedtarief
    Dit tarief wordt berekend indien een project met spoed door gaat. Dit houdt in dat Bureau Fris minder dan 6 werkdagen de tijd heeft om het project op te starten en de respondenten te rekruteren.
    Incentives
    Bureau Fris biedt haar respondenten een minimale incentive van 25,00 per uur. De respondent ontvangt dit uiterlijk binnen 2 weken op de rekening. Voor het verwerken van de incentives wordt een handling fee van 10% van de totaalsom in rekening gebracht. Indien de opdrachtgever zelf de incentives wilt overmaken naar de respondenten dient dit ook binnen 2 weken op de rekening te staan van de respondent.
    Tarieven per respondent
    Bureau Fris levert maatwerk en hanteert daarom ‘vanaf’ prijzen per respondent. De minimale prijs per respondent is 65,00.

Annuleren en wijzigingen m.b.t. recruitment

  1. Tussentijdse wijzigingen
    Indien wij respondenten dienen af te bellen als gevolg van een wijziging in criteria, zullen wij de afgesproken prijs per respondent doorberekenen, bij overige wijzigingen berekenen wij administratiekosten (10,00 p.p.).
  2. Annuleringskosten
    Indien wij respondenten dienen af te bellen als gevolg van annulering van een project, zullen wij voor de reeds geworven respondenten de afgesproken prijs per respondent doorberekenen.
  3. Respondent die niet voldoet
    Het is aan de opdrachtgever om de respondent, indien blijkt dat deze niet voldoet, naar huis te sturen. Bureau Fris is niet aanwezig tijdens het gesprek om de respondent te beoordelen en kan daardoor niet de kosten van de incentive op haar nemen.
  4. Indien iemand uiteindelijk niet aan de overige criteria, maar wel aan de basiscriteria (demografisch) voldoet en het gehele gesprek meedoet, compenseren wij de incentives niet. Wij kunnen u dan wel tegemoetkomen in de wervingskosten, dit uiteraard altijd in overleg.
  5. Indien een respondent niet (volledig) voldoet aan de vooraf vastgestelde criteria en het gesprek wordt vroegtijdig beëindigd, dan wordt de incentive niet vergoed aan de respondent en niet doorberekend. Tenzij de klant anders wenst. Indien dit het geval is wordt de incentive wel doorberekend.
  6. Project uitstellen
    Indien wij respondenten dienen af te bellen als gevolg van het uitstellen van een project zullen wij de afgesproken prijs per respondent doorberekenen. Indien wij respondenten kunnen verplaatsen naar de nieuwe datum zullen wij niet nogmaals de wervingskosten van deze respondent doorberekenen. Wel zullen wij administratiekosten doorberekenen van 10,00 per respondent. De nieuwe datum wordt vooraf besproken en indien er geen nieuwe datum is dan wordt het project binnen 1 maand geannuleerd.
  7. Annuleren binnen 48 uur
    Indien wij binnen 48 uur voor aanvang van het onderzoek respondenten dienen af te bellen (in opdracht van de klant) dan vergoeden wij de respondent met de volledige vergoeding. Dit berekenen wij door. 

Privacy, geheimhoudingsverklaring en wetgeving m.b.t. recruitment

  1. v.m. de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) & GDPR (General Data Protection Regulation), welke van kracht is vanaf 1 mei 2018, communiceren wij alleen voornamen van onze respondenten. Tevens is het Bureau Fris niet toegestaan om e-mailadressen, woonadressen en telefoonnummers, IBAN, te delen met derden zonder toestemming van de respondenten. Indien een klant dit toch wenst zullen hier administratiekosten voor worden berekend (10,00 p.p.). Indien het een telefonisch interview of een online community betreft, dan zitten de administratiekosten in de wervingskosten inbegrepen. Indien een opdrachtgever wel persoonsgegevens van de respondenten ontvangt, moet de opdrachtgever hiervoor de NDA tekenen.
  2. Het is niet toegestaan respondenten, geworven door Bureau Fris, voor/tijdens of na het onderzoek te benaderen voor uw eigen bestand of voor het bestand van derden. Contact gaat altijd via Bureau Fris. Als de opdrachtgever (u of uw klant) hier misbruik van maakt zijn wij genoodzaakt juridische stappen te nemen i.v.m. datalekken. Dit is opgenomen in de NDA van Bureau Fris.
  3. Recruitment van klantenlijsten.

Ook voor recruitment van klantenlijsten gelden punten A t/m R.

In aanvulling hierop;

  1. Starttarief (testen/start up van klantenlijsten)
    Als wij de klantenlijsten hebben ontvangen gaan wij het project opstarten en een dag ervaren hoe toereikend de klantenlijsten zijn. Dit noemen wij proefbellen. Voor het proefbellen en opstarten van het project wordt een starttarief berekend van 200,00. Gedurende deze dag wordt er gekeken of alle gevraagde criteria uit de klantenlijsten kunnen worden herleid en in hoeverre de klantenlijsten toereikend genoeg zijn om het project succesvol af te ronden.
  2. Na het proefbellen geven wij binnen uiterlijk 2 werkdagen terugkoppeling en bespreken met de klant het verdere verloop van het project. Het starttarief wordt altijd doorberekend.
  3. Privacy
    v.m. de privacy van de klantenlijsten, is het Bureau Fris alleen toegestaan om een turflijst terug te koppelen aan de klant. Deze lijst bestaat uit geïnteresseerd, niet geïnteresseerd, foutief nummer en voicemail ingesproken. Bureau Fris mag niet doorgeven welke respondenten van de lijst niet mee willen doen i.v.m. anonimiteit.
  4. Bij het bellen uit klantenlijsten kunnen wij alleen bestanden inzien met daarin de gevraagde informatie (criteria). Indien er meer informatie in staat dan nodig, kunnen wij het bestand niet gebruiken in verband met de ISO 20252. Wij zullen de bestanden direct terugsturen en vernietigen uit onze mailserver.
  5. Bij het bellen van klantenlijsten zullen wij altijd de uiteindelijke opdrachtgever vermelden. M.a.w. versluierd uitnodigen van klantenlijsten is i.v.m. de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) niet mogelijk.
  6. Selectiecriteria
    Bij het bellen van klantenlijsten selecteren wij alleen op criteria die voorkomen op de bellijst. Het selecteren op bijvoorbeeld leeftijd is alleen mogelijk indien er een kolom met leeftijden op de lijst staat.
  7. Tarieven
    Bij het bellen van klantenlijsten berekenen wij altijd een starttarief van 200,00 euro en begint het tarief per respondent bij 80,00 p.p., dit tarief kan afwijken indien de criteria anders zijn dan het werven van ANP (Algemeen Nederlands Publiek).
  8. Indien de klantenlijsten uitgeput zijn met geschikte kandidaten (dit kan om diverse redenen zijn) maar de opdrachtgever wenst toch dat wij verder bellen, zullen wij in overleg de uur prijs voor het bellen van lijsten (50,00 p.u.) doorberekenen, tevens zullen wij de ingedeelde respondenten doorberekenen volgens het afgesproken tarief.
  9. Project aannemen
    Indien na het proefbellen blijkt dat de lijsten niet toereikend zijn wordt alleen het starttarief berekend. Indien er tijdens het proefbellen wel een respondent gevonden is zullen wij deze respondent doorberekenen volgens het afgesproken tarief.
  10. Wervingstijd
    De wervingstijd voor een project met klantenlijsten is, na het ontvangen van de klantenlijsten, 3 weken.

Algemene voorwaarden Bureau Fris m.b.t. facility & overige diensten

Facility Bureau Fris

  1. Een optie plaatsen (1e of 2e optie) of boeken

Het nemen van een optie op een ruimte is bij ons altijd mogelijk. Als de opdrachtgever een eerste optie op een ruimte heeft blijft deze optie staan totdat de opdrachtgever de optie definitief reserveert of totdat er een andere opdrachtgever graag definitief wilt boeken op dezelfde dag. Wij nemen in dat geval altijd eerst telefonisch contact op met de opdrachtgever die de eerste optie heeft. Die opdrachtgever heeft dan voorrang als zij direct definitief wil reserveren, wij geven een bedenktijd van maximaal 1 werkdag.

Indien er nog geen opties in de agenda staan krijgt u automatisch een 1e optie op de ruimte naar keuze. Hiervan ontvangt u schriftelijk een bevestiging.

Wilt u een optie plaatsen op een dag waarop een andere klant al een 1e optie heeft? Dan krijgt u automatisch een 2e optie (indien gewenst).

Indien u een 2e optie heeft maar definitief wilt boeken, wordt er direct contact opgenomen met de klant met de 1e optie en u ontvangt binnen maximaal 1 werkdag uitsluitsel hierover. Tevens wordt er altijd gekeken naar andere mogelijkheden.

Boeken van een ruimte
Een boeking is definitief zodra de opdrachtgever de reservering bij één van onze medewerkers bevestigd heeft per e-mail of een bevestiging heeft ontvangen van één van onze medewerkers. Tot die tijd is de reservering een optie.

  1. Annuleren van een ruimte

Annuleringsvoorwaarden
Tot 2 weken:

Tot 2 weken voor aanvang van het onderzoek kan de boeking kosteloos geannuleerd worden.

Binnen 2 weken en meer dan 5 werkdagen (10-6 werkdagen):

Bij annulering van de boeking minder dan 2 weken, maar meer dan 5 werkdagen voor de datum waarop de boeking staat gepland, is de klant 75% van de zaalhuur verschuldigd.

5-2 werkdagen:

Bij annulering van de boeking met minder dan 5 werkdagen voor de datum waarop het onderzoek is gepland, is de klant 100% van de zaalhuur verschuldigd.

Binnen 48 uur:

Bij annulering van de boeking op de dag zelf of binnen 48 uur, is de klant 100% van de zaalhuur verschuldigd. Tevens wordt er 2 uur gemaakte kosten voor een gastvrouw en 2 uur gemaakte kosten voor een notulist in rekening gebracht. Indien er een tolk, speciale apparatuur, of broodjes zijn besteld, dan zullen deze volledig worden doorberekend.

Annuleringen dienen altijd schriftelijk te worden doorgegeven.

  1. Bevestiging boeking

Na een boeking ontvangen wij graag per e-mail een bevestiging van de klant met hierin alle informatie over het onderzoek en de wensen van de klant.

  1. Betalingen

Betalingen dienen te worden voldaan binnen 21 dagen na factuurdatum onder vermelding

van het factuurnummer.

  1. Dagdelen

Bij het huren van een onderzoeksruimte bij Bureau Fris maken wij gebruik van een tarief per dagdeel of een combinatie van dagdelen (zie hiervoor de prijslijsten).

Tijden dagdelen:

Ochtend         07:00-12:00 uur
Middag            12:00-17:30 uur

Avond             17:30-00:00 uur

In de offerte worden de dagdelen vermeld waarvan (redelijkerwijs) verwacht wordt dat de klant aanwezig zal zijn, dus niet wanneer het onderzoek daadwerkelijk plaatsvindt. Bijvoorbeeld in de volgende situatie worden er 2 dagdelen berekend:

Onderzoek start om 17:30 en de klant is om 16:00 uur aanwezig om voor te bereiden. In dit geval wordt er een middag/avond combinatie doorberekend aangezien de ruimte ’s middags niet verhuurd kan worden.

Overige diensten

  1. Gastvrouw/-heer

De gastvrouw/-heer start altijd 30 minuten voordat de eerste klant aanwezig is. Het is niet toegestaan om op de locaties van Bureau Fris of bij Fris Onderweg een eigen gastvrouw te verzorgen. I.v.m. calamiteiten is de aanwezigheid van een gastvrouw/-heer van Bureau Fris verplicht.

Indien een gastvrouw/-heer op een externe locatie wordt ingezet, worden er 100% reiskosten doorberekend en 50% van de reistijd.

  1. Notulisten en notulen

Indien Bureau Fris een notulist verzorgt zal de notulist 30 minuten voor aanvang van het onderzoek aanwezig zijn om de wensen van de klant te bespreken.

De pauzes tussen de groepen/gesprekken worden doorberekend en worden op de offerte vermeld.

Na afloop van het notuleren kan de notulist circa 30 minuten bezig zijn om de notulen netjes te verwerken. De eindtijd van de notulist wordt altijd vermeld op de factuur.

Indien een notulist op een externe locatie wordt ingezet, worden er 100% reiskosten doorberekend en 50% van de reistijd. Tevens dient de opdrachtgever de notulist van een laptop te voorzien.

Bureau Fris stuurt de notulen altijd per WeTransfer voorzien van een wachtwoord. Het wachtwoord wordt via een aparte e-mail gestuurd. Bureau Fris bewaart de notulen 2 weken en daarna worden deze vernietigd. Voordat het vernietigd wordt, neemt de facility manager contact op.

  1. Opnames

Bureau Fris geeft de opnames direct na het onderzoek mee op een USB-stick, tenzij anders afgesproken. De opnames worden 2 weken bewaard op een beveiligde server en worden daarna vernietigd. Alvorens de opnames te vernietigen wordt er contact opgenomen door één van de facility managers.

Kwaliteitsdocument

Controle kwaliteit panel Bureau Fris B.V. KvK 34229526

Gedeponeerd op 13 augustus 2015  
De kwaliteit van de database van Bureau Fris wordt gewaarborgd door:

  • Wanneer wij de selectiecriteria binnen krijgen, wordt de doelgroep nauwkeurig geselecteerd. Naar deze geselecteerde respondenten zal een vragenlijst worden verstuurd. Aan de hand van deze vragenlijst selecteren wij de respondenten die voldoen. Wij bellen vervolgens de respondenten om ze uit te nodigen en om de gegevens door te nemen die ze hebben ingevuld. Het persoonlijk contact is een belangrijk aspect hierin. Indien ze uitgenodigd worden, bellen wij ze nog een keer na en wordt een dag van tevoren een sms verstuurd ter herinnering. Dit om een zo’n hoog mogelijke opkomst te garanderen.
  • We werken met onze eigen database RBS (Respondenten Benader Systeem). Op deze manier kunnen wij nauwkeurig selecteren en worden alleen respondenten uitgenodigd die voldoen aan de criteria. De overige respondenten worden uitgesloten.
  • Per project is er een accountmanagers die het contact met de klant heeft van A tot Z.
  • Onze accountmanager werken 40 uur per week, zodat zij altijd ter beschikking zullen staan en het contact met de klant goed kunnen onderhouden.
  • Daarnaast is er een Senior Teammanager, die de kwaliteit waarborgt van alle projecten die er lopen. Zij waarborgt een goede kwaliteit van zowel de selectie als de facility. Indien er problemen zijn, kan er ook altijd contact met haar worden opgenomen.
  • Om het contact met de klant zo goed mogelijk te laten verlopen, sturen wij regelmatig updates. Zo blijft de klant volledig op de hoogte van het project en indien iets niet soepel verloopt, kunnen we dit op tijd herstellen.
  • Wij houden duidelijk en secuur bij welke respondenten deelnemen aan welk onderzoek, waar en wanneer. Op deze manier voorkomen we dat respondenten te vaak mee doen of opnieuw worden geselecteerd voor onderzoeken waar ze al eens aan hebben deelgenomen hebben. Bovendien zorgt ons systeem ervoor dat respondenten die hebben meegedaan, de komende 6 maanden niet meer worden benaderd voor een onderzoek.
  • Indien respondenten een opmerking krijgen na een onderzoek, noteren wij dit. Op deze manier houden wij bij welke respondenten geschikt zijn en welke respondenten niet geschikt zijn. De respondenten die niet geschikt zijn, zullen wij verwijderen uit onze database.
  • Op eigen initiatief denken wij mee over het inzetten van reserves, om de opkomst zo hoog mogelijk te houden. Indien een respondent zich korter dan 24 uur van tevoren afmeldt, wordt hij of zij verwijderd uit onze database. Respondenten zijn hiervan op de hoogte.
  • Ieder kwartaal worden er acties opgestart om nieuwe respondenten te werven, zowel op straat, als online/social media. Dit doen we om onze database up-to-date te houden

bureau-fris-lid-van-moa-center-for-information-based-decision-making-marketing-research

© Copyright Bureau Fris