Daniëlle de Jonge is expert in eigentijdse klantrelaties. Ze helpt professionals en ondernemers om zakelijk onweerstaanbaar aantrekkelijk te zijn, ook online. Voelt dat als een uitdaging als je van de ene Zoom-meeting naar de andere Teams-bijeenkomst zapt? In deze blog geeft Daniëlle praktische tips om – ook bij online onderzoek – een verpletterende indruk achter te laten. In positieve zin, wel te verstaan.

Pratend hoofd

Als zelfstandig ondernemer geef ik al zo’n vijftien jaar presentaties, workshops en masterclasses over onderscheidende klantgerichtheid. Maar net als de rest van de wereld, moest ik dat sinds maart 2020 ineens online doen. Nu vertel ik je vast niets nieuws als ik zeg dat een presentatie online totaal iets anders is dan een in een zaal. Zo’n pratend hoofd werkt in de meeste gevallen niet heel inspirerend. Gelukkig zijn er dingen die je kunt doen om ook bij zo’n online meeting een verpletterende indruk achter te laten.

1 Wees kritisch naar jezelf

Het lijkt wel alsof er iets raars met ons mensen gebeurt als we achter een beeldscherm zitten. In virtueel gezelschap doen we dingen die we in levenden lijve nooit zouden doen. We lopen uit beeld, nemen de kat op schoot, zitten met een stapel was in beeld of eten ongegeneerd een boterham of iets anders lekkers. Vraag je eens af of je dat wat je doet ook zou doen als je iemand op kantoor zou ontmoeten? Kijk eens naar jezelf en je achtergrond, hoe zit je erbij? Let vooral ook op de akoestiek, sommige mensen klinken alsof ze in de badkamer – of erger – zitten. Gebruik je een microfoontje, bijvoorbeeld van je headset? Zorg dan dat deze niet tegen je kleding schuurt, dan ben je niet verstaanbaar. En onlangs zat ik in gesprek met iemand die zijn laptop op een wiebelig tafeltje had staan. Bij elke beweging ging het beeld op en neer. Ik werd er nog net niet zeeziek van. En tot slot: verzorg jezelf zoals je dat ook voor een fysieke zakelijke afspraak zou doen. Hoe heerlijk een joggingbroek met comfortabele trui ook kan zitten, het is voor je mindset én indruk op de ander beter om professioneler gekleed te gaan.

2 Investeer – een klein beetje – in de techniek

Los van je achtergrond en de akoestiek, valt er ook op technisch vlak nog veel te winnen. Veel mensen werken met een laptop. Zo’n ingebouwde camera is natuurlijk heel praktisch, maar of je altijd op z’n voordeligst in beeld bent, is maar de vraag. Veel mensen kijken naar beneden, waar de deelnemers worden getoond. Daardoor lijkt het al snel alsof je een onderkin hebt. Als je een eenvoudige separate webcam aanschaft, die je op ooghoogte neerzet, en daar recht inkijkt, ben je daar in één klap vanaf. (Was het leven altijd maar zo simpel.) Let ook op het licht. Komt het licht van de zijkant, dan belicht je een kant van je gezicht en is de andere kant helemaal donker. Is er sprake van tegenlicht, dan blijft er niet veel meer dan een schaduw van je over. Je lost dit op door simpelweg recht voor een raam te gaan zitten, zodat het licht rechtstreeks op je gezicht valt. Kan dit niet, koop dan een eenvoudige ringlamp. Koop er dan bij voorkeur één waarvan je de lichttemperatuur in kan stellen, dat zorgt dat je er iets florissanter uitziet dan wanneer je in een enorme hoeveelheid kil licht zit.

3 Doe niks met filters

Het filmpje van de advocaat die tijdens een hoorzitting via Zoom met een kattenkop ten tonele verscheen, is viraal gegaan. Het haalde zelfs het nieuws. Hij had onbedoeld een camerafilter ingeschakeld en wist niet hoe hij dit moest veranderen. “Ik weet niet hoe ik dit moet verwijderen. Mijn assistent probeert mij te helpen, maar ik kan eventueel alvast verdergaan”, zei de advocaat, nog altijd te zien als kitten. “Ik ben hier. Ik ben geen kat.”

4 Verdiep je in het programma wat je gebruikt

Dat brengt me op het volgende punt: zorg dat je het programma waarmee je belt ook echt snapt. Weet hoe je de camera en microfoon moet bedienen, hoe je eventueel een geblurde of gepersonaliseerde achtergrond instelt, hoe je je scherm moet delen, hoe de chatfunctie werkt. En hoe je een camerafilter uit moet zetten dus. Verdiep je ook in de mogelijkheden om wat interactiviteit toe te voegen. Denk aan een poll, de chatfunctie of het maken van annotaties. Daarmee kunnen zowel de host als deelnemers makkelijk iets schrijven, tekenen of aanwijzen op de schermen die open staan.

Vallen en opstaan

Natuurlijk heb ik al deze dingen ook met vallen en opstaan geleerd. Soms was het licht zo slecht dat het leek alsof ik net twee weken griep – of corona – had gehad. Door mezelf terug te kijken, ontdekte ik ook dat ik mensen niet aankeek. Ik keek ze wel aan, op het beeldscherm. Maar aan de andere kant van het scherm ziet het er dan uit alsof je naar beneden kijkt. Alleen als je in de webcam kijkt, ziet het eruit alsof je de ander aankijkt. Zeker als je iets te melden hebt, is dat wel zo leuk. En durf gerust je glimlach te gebruiken. Je mimiek is anders online. Als jij denkt dat je overdrijft, ziet dat er op scherm echt heel normaal uit. En een goede glimlach is natuurlijk nog altijd het beste wapen als je een verpletterende indruk wilt maken. Probeer het eens, zou ik zeggen.

Meer weten?

Wil je meer tips van Daniëlle? Laat je dan inspireren door haar blogs, vlogs en podcasts. Aanrader van Stephanie: Podcast ‘Een verpletterend goede online indruk maken is lastig’ op BNR over klantgerichtheid in 2021. Wil je als onderzoeker goed aan de slag? Bureau Fris helpt je om online goed onderzoek te doen. Denk aan respondenten klaarzetten, testen, en het verzorgen van een online notulist, een online tolk, het gebruik van de juiste tools en technieken. Wij regelen alles, zodat jij je alleen nog maar hoeft te focussen op de inhoud. Meer weten? Neem gerust vrijblijvend contact met Stephanie Groot op. Ik vertel je er graag alles over.

Foto Daniëlle: Raldo Neven