Veilig omgaan met data? Zo doen we dat bij Bureau Fris

Toezicht op de toepassing en naleving van de AVG

Bij Bureau Fris gaan we altijd al heel zorgvuldig om met onze data. Sinds de komst van de AVG zijn we daar echter nog alerter op. Zo ben ik aangesteld als functionaris gegevensbescherming. Ik hou in die hoedanigheid toezicht op de toepassing en naleving van de AVG binnen Fris. Het begint allemaal al met het feit dat we alleen data van onze respondenten vragen die relevant zijn voor het onderzoek. Wij verzamelen of delen sowieso nooit gevoelige gegevens zoals ras, medische situatie of nationaliteit, tenzij daar een heel bijzondere en gegronde reden voor is. Ook dan delen we alleen gegevens met de klant als de respondent daar nadrukkelijk toestemming voor heeft gegeven. We delen ook alleen niet-herleidbare gegevens van respondenten, zoals voornaam, leeftijd of woonsituatie, met onze klanten, hoge uitzonderingen daargelaten. Om inzicht te hebben en te houden in welke gegevens wij verwerken, hebben wij een verwerkingsregister opgesteld. Hierin documenteren we welke persoonsgegevens wij verwerken, met welk doel, waar de gegevens vandaan komen en met wie wij ze delen. Zo voldoen wij aan de verantwoordingsplicht van de AVG. Als wij voor een klant met persoonsgegevens aan de slag gaan, bijvoorbeeld als we voor hen klanten uit een klantenbestand benaderen, sluiten wij altijd een verwerkersovereenkomst af. Datzelfde geldt als we herleidbare persoonsgegevens delen met de klant, bijvoorbeeld voor een in-home interview. In de verwerkersovereenkomst staat bijvoorbeeld welke persoonsgegevens verwerkt mogen worden, op welke manier en wat de maximale bewaartermijn hiervan is. Uiteraard voldoet deze verwerkersovereenkomst aan de eisen van de AVG en de MOA. Bij Fris hebben wij deze verwerkersovereenkomst klaarliggen, maar mocht een klant toch liever een eigen overeenkomst gebruiken, is dat geen probleem.