We schreven al eerder over de vele manieren waarop wij de juiste respondenten rekruteren. Maar wat komt er eigenlijk allemaal kijken bij zo’n wervingsproces? Dat vertelt onze senior accountmanager Niki Bakker in deze blog.

1. Aanvraag

Het begint natuurlijk allemaal met de aanvraag van een klant.

2. Kennismaking of projectbespreking

Zodra een klant besluit met ons in zee te gaan, hebben we eerst een kennismakingsgesprek.

– Is het een bestaande klant, beginnen we direct met een projectbespreking. Wat wordt er precies van ons verwacht en wat zijn de kenmerken van de doelgroep? Pas als we dat weten, kunnen we de juiste respondenten bij de opdracht gaan zoeken.

– Is het een nieuwe klant dan bespreken we, het liefst in een online call, wat zij belangrijk vinden in een samenwerking. Zo leren we elkaar beter kennen en bouwen we een relatie op. Vervolgens zoomen we in op het doel van het onderzoek en waarom precies die specifieke doelgroep belangrijk is. Dat is voor ons fijn, zodat we de juiste kwaliteit kunnen leveren.

3. Programmeren vragenlijst

Voor we daadwerkelijk gaan werven, programmeren de accountmanagers de vragenlijst op basis van de kenmerken waaraan de respondenten moeten voldoen. Alleen met de juiste en goed gerichte vragen komen we tot een passende groep van respondenten. Soms levert de klant die vragenlijst aan, maar vaak programmeren wij zelf de vragenlijst.

4. De zoektocht begint

Nu we weten waarnaar we op zoek moeten, worden onze systemen gevuld. De zoektocht naar respondenten vindt natuurlijk plaats via ons bestaande panel van dertigduizend respondenten, maar we posten ook oproepen op onze website en socialmediakanalen, zodat we ook nieuwe frisse respondenten aantrekken. Daarin proberen we zo helder mogelijk te beschrijven naar wie we op zoek zijn op basis van de vragenlijst die we hebben samengesteld. We kunnen zien waar respondenten eerder aan mee hebben gedaan en sluiten deelnemers uit die korter dan een jaar of zes maanden – afhankelijk van het onderzoek – mee hebben gedaan.

5. Social media

De oproep delen we vervolgens via onze socialmediakanalen. Denk aan Facebook en Instagram, inclusief de Stories, maar als het gaat om meer zakelijke onderwerpen delen we de oproep ook zeker via LinkedIn.

6. Verzamelen en screenen van aanmeldingen

Respondenten die vinden dat ze aan de criteria voldoen, kunnen zich aanmelden via ons formulier op de website of – sinds kort – via Whatsapp. Daarbij moeten ze de vragenlijst invullen, zodat wij kunnen bepalen wie er al dan niet geschikt is om deel te nemen.

7. Nabellen van de respondenten

Hebben we een mooie groep respondenten bij elkaar, dan bellen we iedereen nog na om alles nog eens door te nemen, te checken of hun profiel nog klopt en of ze echt wel de juiste respondent zijn voor dit onderzoek. Op dit moment hebben we bijvoorbeeld een onderzoek lopen onder eigenaren van een elektrische bestelwagen of mensen die overwegen een elektrische bestelwagen aan te schaffen. Ook nu blijkt weer dat ook mensen zich aanmelden die niets met een elektrische bestelauto hebben.

8. Bevestigingen versturen

Als we zeker weten dat alle respondenten aansluiten bij de doelgroep, gaan we bevestigingen rondsturen. Natuurlijk houden we gedurende het hele proces de klant op de hoogte door regelmatig updates te sturen.

9. Herinneringen versturen en nabellen

Een dag voor het onderzoek plaats gaat vinden, bellen we de respondenten na of sturen we ze een herinnerings-sms. Zo voorkomen we zo veel mogelijk dat mensen uiteindelijk onverwacht niet op komen dagen. Als er toch mensen last-minute afbellen zoeken wij snel een vervanger. We merken dat de opkomst hoog is, mensen vinden het leuk om mee te doen. Online kunnen we mooi ons hele panel inzetten aangezien wij landelijke dekking hebben.

10. Het onderzoek begint

Uiteindelijk begint dan het daadwerkelijke onderzoek. Of dat online plaatsvindt of offline, dat hangt helemaal van de situatie af. Hoe het ook zij, wij zijn van alle markten thuis!

11. Evaluatie

Is het onderzoek eenmaal afgerond, dan sluiten we het af. De respondenten krijgen hun incentives toegekend en we bespreken met de klant hoe het onderzoek in hun ogen is gegaan. Van die feedback kunnen we altijd weer leren.

Diversiteit alom

In ons werk hebben we te maken met een hele range aan verschillende doelgroepen: kinderen met een iWatch, IT’ers, hardlopende vrouwen, zorgmedewerkers, Amsterdamse kaasliefhebbers of 65-plussers die niet heel digivaardig zijn. Elke accountmanagers is gemiddeld voor acht klanten tegelijk aan het werk en spreekt dus heel uiteenlopende mensen, van jong tot oud, van laag- tot heel hoogopgeleid, over allerlei onderwerpen. Een constante uitdaging om iedereen happy te maken en te houden en alles goed te plannen en managen.

Meer weten?

Word jij ook graag ontzorgd tijdens je onderzoek of zoek je een specifieke doelgroep waarmee je in gesprek wilt? Wil je weten hoe marktonderzoek precies in z’n werk gaat, online of face-to-face?) Stuur een mail naar stephanie@bureaufris.nl en ze neemt contact met je op. Benieuwd hoe wij de CO2-uitstoot van onderzoek op locatie compenseren? Daarover lees je hier meer.